HRD dalam Menganalisis Data Turnover Karyawan

Peran HRD dalam Menganalisis Data Turnover Karyawan dan Membangun Strategi Retensi yang Efektif

Turnover karyawan merupakan salah satu indikator strategis yang memberikan gambaran kesehatan organisasi. Tingginya turnover dapat mengganggu produktivitas, meningkatkan beban kerja tim, menambah biaya rekrutmen, bahkan memperburuk citra perusahaan di mata calon karyawan. Karena itu, HRD berperan penting untuk menganalisis turnover secara menyeluruh agar perusahaan dapat memahami alasan karyawan keluar dan mengambil langkah-langkah strategis dalam mempertahankan talenta terbaik.

Analisis turnover tidak hanya sekadar menghitung berapa banyak karyawan yang keluar. HRD harus menggali data, mencari pola, mengidentifikasi risiko, dan mengusulkan strategi retensi berbasis data. Berikut adalah tahapan utama dalam proses analisis turnover karyawan yang dilakukan HRD.

---

1. Pengumpulan Data Turnover yang Akurat dan Komprehensif

Langkah pertama HRD adalah mengumpulkan data yang relevan terkait karyawan yang keluar, baik data kuantitatif maupun kualitatif. Data yang lengkap membantu HR mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap turnover.

a. Data Demografis

• Usia

• Jenis kelamin

• Tingkat pendidikan

• Masa kerja (tenure)

Data ini membantu HRD melihat apakah ada kelompok demografis tertentu yang lebih rentan mengalami turnover.

b. Data Kinerja

• Penilaian kinerja tahunan

• Riwayat promosi dan mutasi

• Catatan kehadiran dan produktivitas

Jika karyawan berkinerja tinggi banyak yang resign, itu sinyal bahwa ada masalah serius dalam retensi.

c. Data Kompensasi

• Gaji pokok

• Tunjangan tetap dan variabel

• Bonus

HRD dapat membandingkan paket kompensasi dengan standar industri untuk melihat apakah faktor finansial memengaruhi keputusan resign.

d. Wawancara Keluar (Exit Interview)

Ini adalah sumber data kualitatif yang sangat berharga. Informasi yang digali mencakup:

• Hubungan dengan atasan

• Beban kerja

• Budaya perusahaan

• Pengembangan karier

• Alasan pribadi dan profesional

Bila banyak karyawan mengeluhkan hal yang sama, itu menunjukkan adanya pola yang harus segera ditangani.

e. Survei Kepuasan dan Keterlibatan Karyawan

Data dari survei berkala membantu HRD mengidentifikasi area yang memicu turnover, seperti:

• Kurangnya apresiasi

• Minimnya peluang pengembangan

• Konflik dengan pimpinan

• Ketidakjelasan arah karier

Gabungan data ini menjadi fondasi kuat bagi analisis lebih dalam.

---

2. Menghitung Tingkat Turnover Secara Kuantitatif

Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menghitung tingkat turnover untuk mendapatkan gambaran awal mengenai kondisi perusahaan.

Rumus dasar tingkat turnover:

$$\text{Tingkat Turnover} = \left(\frac{\text{Jumlah Karyawan Keluar}}{\text{Rata-rata Jumlah Karyawan}}\right) \times 100\%$$

Perhitungan dapat dilakukan dalam periode bulanan, triwulanan, atau tahunan sesuai kebutuhan analisis.

Analisis turnover dapat dipecah berdasarkan:

• Departemen

• Lokasi cabang

• Level jabatan

• Kelompok usia atau masa kerja

Pemecahan data ini membantu HRD mengidentifikasi titik-titik kritis (hotspot) di mana turnover paling tinggi. Misalnya, departemen operasional memiliki turnover 30% sementara rata-rata perusahaan hanya 12%. Temuan ini mengarahkan fokus analisis pada akar masalah di departemen tersebut.

---

3. Analisis Penyebab Turnover: Menggali Pola dan Akar Masalah

Tahap ini merupakan inti dari HR analytics, yaitu menghubungkan data turnover dengan variabel lain untuk menemukan penyebab sebenarnya.

a. Analisis Data Kualitatif

HRD meninjau:

• Hasil exit interview

• Survei kepuasan

• Feedback karyawan

HRD mencari pola seperti:

• Banyak karyawan keluar karena gaji tidak kompetitif.

• Banyak keluhan tentang atasan langsung tertentu.

• Karyawan merasa tidak ada jenjang karier yang jelas.

• Lingkungan kerja dianggap terlalu stres atau tidak suportif.

Konsistensi keluhan menunjukkan akar masalah yang sesungguhnya.

b. Analisis Data Kuantitatif

Dengan HR analytics, HRD dapat melakukan:

• Korelasi antara turnover dengan kinerja

• Identifikasi “risk profile” karyawan yang berpotensi resign

• Analisis masa kerja: Apakah banyak resign terjadi dalam 6 bulan pertama?

• Pemodelan prediktif untuk turnover di masa depan

Contoh temuan berbasis data:

• 70% karyawan yang keluar dalam 1 tahun pertama berasal dari divisi yang memiliki beban kerja paling tinggi.

• Karyawan berprestasi tinggi cenderung keluar pada tahun kedua karena tidak mendapat promosi.

Temuan seperti ini hanya bisa dilihat melalui analisis data mendalam.

---

4. Pelaporan dan Pemberian Wawasan kepada Manajemen

Setelah analisis dilakukan, HRD menyusun laporan yang berisi:

a. Rangkuman temuan utama

• Tingkat turnover

• Departemen yang paling terdampak

• Trend turnover per tahun

• Data demografis karyawan yang keluar

• Insight dari exit interview

b. Dampak finansial dari turnover

Turnover memiliki biaya tersembunyi, termasuk:

• Biaya rekrutmen

• Training ulang

• Hilangnya produktivitas

• Terganggunya operasional

Menghitung cost of turnover membuat manajemen lebih memahami urgensi penanganan.

c. Wawasan strategis

HRD memberikan rekomendasi berbasis data untuk membantu perusahaan membuat keputusan lebih baik.

---

5. Pengambilan Keputusan dan Penyusunan Strategi Retensi

Berdasarkan data dan analisis, HRD merancang strategi untuk mengurangi turnover dan meningkatkan loyalitas karyawan.

a. Meningkatkan proses rekrutmen

• Seleksi lebih ketat pada kesesuaian budaya (culture fit)

• Mengoptimalkan onboarding agar karyawan lebih cepat beradaptasi

• Memperbaiki job description agar ekspektasi jelas dari awal

b. Perbaikan kompensasi dan benefit

Jika data menunjukkan banyak karyawan keluar karena gaji rendah, HRD dapat:

• Melakukan benchmarking dengan industri

• Menyusun struktur gaji yang lebih kompetitif

• Menambah benefit non-finansial

c. Pengembangan karier yang jelas

• Menyusun career path

• Menyediakan pelatihan dan sertifikasi

• Membuka peluang promosi internal

d. Membangun lingkungan kerja yang positif

• Pelatihan kepemimpinan untuk atasan

• Program penghargaan karyawan

• Forum komunikasi karyawan

• Budaya kerja yang kolaboratif dan suportif

Lingkungan kerja yang sehat terbukti dapat menurunkan turnover secara signifikan.

---

Kesimpulan

Analisis turnover adalah proses strategis yang memungkinkan HRD untuk memahami dinamika karyawan, mendeteksi permasalahan internal, dan menciptakan strategi retensi yang efektif. Dengan pendekatan berbasis data, HRD dapat:

• Mengidentifikasi penyebab turnover

• Mengambil keputusan yang lebih objektif

• Menurunkan tingkat turnover

• Meningkatkan kepuasan dan loyalitas karyawan

• Menunjang keberlanjutan bisnis perusahaan