Perbedaan HRD dan Personalia di kantor
 |
| Perbedaan HRD dan Personalia di kantor |
Jangan Sampai Keliru! Inilah Perbedaan HRD dan Personalia di Kantor yang Wajib Dipahami
Dalam dunia kerja, istilah HRD dan personalia sering kali digunakan secara bergantian. Banyak orang menganggap keduanya sama, padahal sebenarnya terdapat perbedaan mendasar yang penting untuk dipahami, baik oleh karyawan, calon pekerja, maupun perusahaan. Dengan memahami perbedaan ini, pengelolaan sumber daya manusia bisa dilakukan lebih efektif, sesuai fungsi strategis maupun administratif yang dimiliki masing-masing.
Artikel ini akan membahas secara mendalam definisi, peran, hingga lingkup kerja HRD dan personalia, lengkap dengan data, regulasi, serta insight praktis yang dapat membantu Anda memahami perbedaan HRD dan personalia di kantor secara lebih jelas.
Definisi HRD dan Personalia Menurut Praktik Perusahaan
HRD (Human Resource Development / Department) adalah bagian dari organisasi yang berperan strategis dalam mengelola sumber daya manusia. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, HRD kerap dipadankan dengan Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Namun, dalam praktik modern, HRD tidak hanya soal administrasi, tetapi juga mencakup perencanaan, pengembangan keterampilan, hingga retensi karyawan.
Sementara itu, personalia lebih merujuk pada aktivitas administratif yang berkaitan dengan pengelolaan data karyawan. Tugas personalia identik dengan pencatatan absensi, penggajian, benefit, kontrak kerja, hingga dokumentasi cuti. Artinya, personalia adalah “tulang punggung administratif” agar fungsi HR berjalan lancar.
Jika disederhanakan: personalia adalah pondasi administratif, sedangkan HRD adalah otak strategis dalam mengelola manusia di perusahaan.
Peran Strategis HRD dalam Perusahaan
HRD memiliki fungsi yang jauh lebih luas daripada sekadar administrasi. Menurut laporan Kementerian Ketenagakerjaan RI 2024, peran HRD di perusahaan modern terbagi menjadi empat:
-
Perencanaan SDM (Manpower Planning) – memastikan kebutuhan tenaga kerja sesuai target bisnis.
-
Pengembangan Karyawan – pelatihan teknis, soft skill, hingga program kepemimpinan.
-
Manajemen Kinerja – evaluasi rutin untuk menilai kontribusi karyawan.
-
Membangun Budaya Kerja – menjaga komunikasi, motivasi, dan kolaborasi antar tim.
Peran strategis ini menjadikan HRD sebagai mitra manajemen dalam mencapai tujuan jangka panjang perusahaan. Tanpa HRD yang kuat, perusahaan bisa kesulitan bersaing dalam jangka panjang.
Fokus Administratif Personalia
Berbeda dengan HRD, personalia lebih fokus pada urusan teknis dan administratif sehari-hari. Menurut praktisi HR Dewi Lestari, M.M., personalia yang baik mampu menjaga keteraturan data karyawan dengan detail tinggi.
Beberapa tanggung jawab utama personalia antara lain:
-
Mengelola absensi dan cuti tahunan.
-
Menangani payroll, tunjangan, dan benefit.
-
Mengurus kontrak kerja dan dokumen ketenagakerjaan.
-
Menjadi penghubung administrasi antara karyawan dan perusahaan.
Meskipun tampak sederhana, fungsi personalia sangat vital. Tanpa personalia, HRD akan kesulitan menjalankan perannya karena data dan administrasi tidak tertata rapi.
Lingkup Kerja: Mana yang Lebih Luas?
Lingkup kerja HRD jelas lebih luas karena mencakup perencanaan hingga pengembangan SDM. Sementara personalia hanya fokus pada operasional administratif.
Contoh nyata di kantor:
-
HRD menyiapkan strategi rekrutmen digital, menetapkan kualifikasi kandidat, dan menyusun program onboarding.
-
Personalia memastikan kandidat baru menandatangani kontrak, mencatat data ke sistem, serta mengurus nomor induk karyawan.
Keduanya saling melengkapi, tapi HRD biasanya memiliki peran lebih strategis, sedangkan personalia lebih teknis.
Regulasi dan Data Pendukung
Agar pembahasan tidak sekadar opini, mari rujuk regulasi resmi:
-
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjelaskan kewajiban perusahaan dalam mengatur hubungan kerja, kompensasi, serta perlindungan hak karyawan. Di sinilah HRD berperan sebagai penyusun kebijakan strategis, sementara personalia mengelola implementasi administratifnya.
-
Menurut data JobStreet Indonesia 2025, rata-rata gaji staf HRD berada di kisaran Rp4,5 – 7 juta per bulan, sedangkan manajer HRD dapat mencapai Rp13 – 16 juta. Untuk staf personalia, rata-rata gaji biasanya berada sedikit di bawah staf HRD karena lingkup tanggung jawabnya lebih administratif.
Dengan adanya data ini, terlihat jelas bahwa HRD dinilai lebih strategis dan memiliki nilai tambah lebih besar bagi perusahaan.
Perbedaan Utama HRD dan Personalia
Agar lebih jelas, berikut rangkuman perbedaan keduanya:
| Aspek | HRD (Human Resource Development) | Personalia |
|---|---|---|
| Fokus | Strategis, pengembangan SDM | Administratif, teknis |
| Tugas Utama | Rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, retensi | Payroll, absensi, kontrak kerja, dokumen |
| Peran di Kantor | Mitra manajemen, mendukung tujuan bisnis | Pengelola data, mendukung HRD |
| Nilai Tambah | Jangka panjang, peningkatan produktivitas | Jangka pendek, kelancaran administrasi |
Tabel ini menegaskan bahwa keduanya tidak bisa saling menggantikan, melainkan harus berjalan bersama.
Praktik Terbaik untuk Perusahaan Modern
Di era digital, banyak perusahaan mengintegrasikan HRD dan personalia dalam satu sistem HRIS (Human Resource Information System). Dengan sistem ini, personalia tidak lagi kewalahan mengurus dokumen manual, dan HRD bisa fokus pada strategi jangka panjang.
Contoh penerapan:
-
Menggunakan software payroll untuk otomatisasi gaji.
-
Menyediakan aplikasi absensi online agar data real-time.
-
Menyusun dashboard kinerja untuk evaluasi rutin.
Transformasi ini membuat HR lebih efisien sekaligus mendukung pertumbuhan perusahaan.
Ditulis dan Direview
Ditulis oleh:
Andi Pratama, S.Psi.
Praktisi HR dengan pengalaman lebih dari 7 tahun di bidang rekrutmen, manajemen kinerja, dan pengembangan SDM di perusahaan teknologi dan manufaktur.
Di-review oleh:
Dewi Lestari, M.M.
HR Manager di perusahaan multinasional, spesialis HRIS dan manajemen talenta, berpengalaman lebih dari 10 tahun di industri.
