HRD dalam Menangani Masalah Performa Karyawan

 

HRD dalam Menangani Masalah Performa Karyawan

Peran HRD dalam Menangani Masalah Performa Karyawan Secara Sistematis

HRD (Human Resources Department) memegang peran sentral dalam memastikan kualitas dan produktivitas sumber daya manusia tetap dalam kondisi optimal. Pengelolaan performa karyawan bukan hanya tentang menilai siapa yang berkinerja baik atau buruk, tetapi juga bagaimana perusahaan membangun sistem yang mampu mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki penurunan performa sedini mungkin.

Dalam praktiknya, HRD menggunakan pendekatan manajemen kinerja (performance management cycle) yang komprehensif—mulai dari perencanaan, pemantauan, intervensi, hingga evaluasi. Berikut penjelasan langkah-langkah penting yang dijalankan HRD dalam menangani masalah kinerja karyawan.

---

1. Perencanaan dan Penetapan Standar (Planning)

Menetapkan Harapan yang Jelas

Sejak awal, HRD bersama manajer menetapkan standar kerja, target, dan indikator keberhasilan (KPI/OKR) yang jelas, terukur, dan relevan. Karyawan harus memahami:

• apa ekspektasi perusahaan,

• bagaimana kesuksesan diukur,

• dan apa tanggung jawab utama mereka.

Kejelasan ini menjadi fondasi agar di kemudian hari tidak terjadi salah paham terkait penilaian performa.

Penyelarasan Tujuan Individu dengan Perusahaan

HRD memastikan bahwa target yang dimiliki setiap karyawan selaras dengan tujuan strategi perusahaan. Dengan demikian, kontribusi setiap individu dapat diukur secara objektif dan memberikan dampak nyata terhadap pencapaian organisasi.

---

2. Pemantauan & Umpan Balik Berkelanjutan (Monitoring & Feedback)

Pengumpulan Data Performa

HRD mengawasi tren performa melalui laporan kerja, data KPI, sistem HRIS, atau feedback dari atasan langsung. Data ini penting untuk mengetahui apakah performa sedang stabil, menurun, atau meningkat.

Sesi 1-on-1

HRD mendorong manajer untuk melakukan sesi diskusi rutin empat mata dengan karyawan. Tujuannya:

• mengevaluasi progress,

• mendiskusikan hambatan yang muncul,

• memberikan masukan yang konstruktif,

• serta memastikan karyawan merasa didukung.

Jika diperlukan, HRD dapat ikut memfasilitasi sesi 1-on-1 terutama untuk kasus performa yang sensitif.

Komunikasi Terbuka

HRD membangun budaya komunikasi dua arah. Karyawan diberi ruang untuk menyampaikan masalah pribadi, konflik kerja, atau tantangan lain yang memengaruhi performa tanpa rasa takut. Lingkungan kerja semacam ini terbukti meningkatkan transparansi dan mempercepat penyelesaian masalah.

---

3. Identifikasi Penyebab dan Intervensi Masalah (Development & Review)

Ketika kinerja karyawan menurun, HRD tidak boleh gegabah menyimpulkan. Langkah utama yang dilakukan adalah mendeteksi akar masalah.

Analisis Akar Masalah

Melalui wawancara, observasi, dan data kinerja, HRD mengidentifikasi apakah penyebab penurunan performa disebabkan oleh:

• masalah pribadi atau emosional,

• kurangnya keterampilan kerja,

• beban kerja tidak proporsional,

• kurangnya alat kerja,

• gaya kepemimpinan atasan yang tidak efektif,

• atau faktor lingkungan kerja lainnya.

Pemahaman yang akurat memastikan solusi yang diberikan tepat sasaran.

Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan

Jika masalah berasal dari kurangnya kompetensi, HRD menyediakan:

• training teknis,

• coaching,

• mentoring,

• atau rotasi kerja untuk memperkaya pengalaman.

Langkah ini membantu karyawan meningkatkan keahlian sehingga kesenjangan performa dapat ditutup dengan cepat.

Program Pengembangan Kinerja (Performance Improvement Plan – PIP)

Untuk masalah performa yang serius, HRD menerapkan PIP, yaitu rencana perbaikan formal yang berisi:

• target yang harus dicapai,

• perilaku yang harus diperbaiki,

• timeline yang jelas,

• dukungan yang diberikan perusahaan,

• serta konsekuensi jika tidak ada perkembangan.

PIP juga menjadi dokumentasi penting jika nantinya diperlukan tindakan disiplin.

---

4. Evaluasi dan Tindak Lanjut (Appraisal & Reward)

Penilaian Kinerja Formal

Secara berkala, HRD melakukan evaluasi performa untuk menilai:

• pencapaian target,

• kualitas kerja,

• kompetensi,

• perilaku kerja,

• dan kontribusi keseluruhan.

Penilaian ini menjadi dasar untuk keputusan promosi, kenaikan gaji, pelatihan lanjutan, atau tindakan korektif.

Penghargaan dan Konsekuensi

HRD memastikan sistem reward & punishment berjalan adil dan konsisten.

• Karyawan berperforma baik diberikan penghargaan, bonus, atau peluang pengembangan.

• Karyawan yang belum memperbaiki kinerja setelah adanya intervensi berulang akan diarahkan ke proses disipliner progresif, seperti:

  • teguran verbal tertulis,

  • surat peringatan,

  • penempatan ulang,

  • hingga tindakan terakhir berupa pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai regulasi.

Peningkatan Sistem Secara Berkelanjutan

HRD menggunakan hasil evaluasi untuk memperbaiki sistem manajemen kinerja secara keseluruhan. Tujuannya:

• membuat proses lebih objektif,

• meningkatkan akurasi penilaian,

• dan menciptakan budaya kerja yang mendukung produktivitas berkelanjutan.

---

Kesimpulan

Peran HRD dalam mengelola masalah performa karyawan bukan hanya menangani persoalan yang muncul, tetapi juga mencegah terjadinya penurunan performa melalui sistem yang proaktif, transparan, dan berorientasi pengembangan. HRD menjadi mitra strategis yang memastikan setiap karyawan mampu berkembang, didukung, dan tetap selaras dengan arah perusahaan.