HRD dalam Mengatur Program Training On The Job

Peran HRD dalam Mengatur Program Training On The Job (OJT)

Human Resources Development (HRD) memiliki peran penting dalam membangun kualitas sumber daya manusia di perusahaan. Salah satu cara strategis yang dilakukan HRD adalah dengan mengatur program Training On The Job (OJT). Melalui program ini, karyawan—terutama yang baru bergabung—tidak hanya memahami teori, tetapi juga mampu mengaplikasikan keterampilan langsung di lingkungan kerja.

Namun, keberhasilan OJT tidak bisa terjadi secara spontan. Diperlukan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang terarah, serta evaluasi yang berkelanjutan. Oleh karena itu, HRD harus menyiapkan sistem pelatihan yang efektif agar program ini benar-benar menghasilkan peningkatan kompetensi dan produktivitas karyawan.

Berikut langkah-langkah yang dilakukan HRD dalam mengatur program training on the job secara sistematis.

1. Analisis Kebutuhan Pelatihan

Tahap pertama dan paling krusial dalam mengatur OJT adalah melakukan analisis kebutuhan pelatihan. HRD harus mampu mengidentifikasi celah keterampilan (skill gap) dan pengetahuan yang perlu dikembangkan agar pelatihan tepat sasaran.

Analisis ini dilakukan dalam tiga aspek utama:

Analisis organisasi: Menilai kebutuhan pelatihan berdasarkan tujuan strategis perusahaan. Misalnya, jika perusahaan berfokus pada digitalisasi, maka pelatihan OJT dapat difokuskan pada peningkatan kemampuan digital karyawan.
Analisis pekerjaan: Mengkaji tugas dan tanggung jawab setiap posisi untuk menentukan keterampilan spesifik yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut.
Analisis karyawan: Mengidentifikasi siapa yang membutuhkan pelatihan dengan melihat hasil evaluasi kinerja, potensi individu, dan rencana pengembangan karier.

Dengan melakukan analisis menyeluruh, HRD dapat memastikan bahwa pelatihan yang diberikan relevan dan mampu mendukung pertumbuhan kinerja perusahaan.

2. Penetapan Tujuan dan Sasaran Pelatihan

Setelah kebutuhan pelatihan teridentifikasi, HRD harus menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas serta terukur. Tujuan ini menjadi pedoman utama dalam menyusun dan mengevaluasi keberhasilan OJT.

Contohnya, tujuan program OJT bisa berupa “meningkatkan produktivitas sebesar 15% dalam tiga bulan” atau “menguasai prosedur operasional standar (SOP) baru di departemen produksi”.

Tujuan yang terukur akan memudahkan HRD dalam menilai hasil pelatihan. Selain itu, sasaran yang spesifik juga memberikan arah bagi peserta pelatihan agar mereka memahami target yang ingin dicapai selama mengikuti program.

3. Perancangan Program dan Penugasan Mentor

Tahap berikutnya adalah merancang program OJT yang mencakup metode, materi, serta sistem pendampingan. Desain program yang baik harus mempertimbangkan karakteristik peserta, jenis pekerjaan, serta budaya organisasi.

Salah satu aspek penting dalam tahap ini adalah penugasan mentor atau supervisor. Setiap peserta OJT akan didampingi oleh seorang mentor berpengalaman yang bertugas:

Memberikan bimbingan langsung saat praktik kerja.
Menjelaskan prosedur dan standar kerja.
Memberikan umpan balik terhadap kinerja peserta.

Selain itu, HRD juga dapat menggunakan berbagai metode OJT, seperti:

Coaching dan mentoring, di mana karyawan dibimbing secara intensif.
Rotasi pekerjaan (job rotation) untuk memperluas wawasan dan keterampilan lintas divisi.
Orientasi dan bimbingan teknis, yang fokus pada pemahaman lingkungan kerja dan tugas dasar.

HRD juga perlu menyiapkan materi pelatihan, termasuk silabus, panduan kerja, dan modul pembelajaran yang disesuaikan dengan posisi masing-masing peserta.

4. Pelaksanaan dan Implementasi Program

Setelah perancangan selesai, tahap berikutnya adalah pelaksanaan dan implementasi program OJT. HRD berperan sebagai pengatur jalannya pelatihan agar seluruh elemen yang terlibat memahami peran masing-masing.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan antara lain:

Komunikasi yang jelas: HRD harus memastikan jadwal, prosedur, dan ekspektasi pelatihan disampaikan dengan baik kepada mentor dan peserta.
Pendampingan intensif: Mentor membimbing peserta dalam melakukan tugas-tugas nyata di lapangan.
Pemantauan berkala: HRD memonitor jalannya pelatihan melalui laporan mentor, observasi, dan diskusi untuk memastikan proses berjalan sesuai rencana.

Pelaksanaan yang baik akan menciptakan pengalaman belajar yang realistis dan efektif bagi karyawan, sehingga mereka lebih cepat beradaptasi dan produktif di tempat kerja.

5. Evaluasi dan Pengukuran Keberhasilan

Setiap program OJT harus melalui tahap evaluasi untuk menilai sejauh mana tujuan pelatihan tercapai. Evaluasi ini tidak hanya menilai hasil akhir, tetapi juga proses pelaksanaannya.

Beberapa metode yang umum digunakan HRD dalam evaluasi antara lain:

Penilaian kinerja: Mengukur peningkatan kemampuan teknis dan perilaku peserta setelah mengikuti OJT.
Umpan balik peserta dan mentor: Menggali pengalaman, kesulitan, serta saran dari mereka yang terlibat langsung dalam pelatihan.
Analisis data hasil pelatihan: Mengkaji apakah pelatihan memberikan dampak nyata terhadap produktivitas atau efisiensi kerja.

Hasil evaluasi ini menjadi dasar bagi HRD untuk menentukan apakah program OJT berjalan efektif atau perlu dilakukan perbaikan.

6. Tindak Lanjut dan Perbaikan Berkelanjutan

Tahap terakhir dalam pengelolaan OJT adalah tindak lanjut dan perbaikan berkelanjutan. HRD tidak berhenti hanya pada evaluasi, tetapi juga melakukan pengembangan agar program selalu relevan dengan perubahan kebutuhan bisnis.

Langkah-langkah yang dilakukan antara lain:

Penyusunan laporan pelatihan: Sebagai dokumentasi dan referensi untuk perencanaan pelatihan berikutnya.
Pembinaan lanjutan: Memberikan sesi follow-up bagi karyawan yang membutuhkan pendampingan tambahan.
Continuous improvement: Menyempurnakan kurikulum, metode, atau media pelatihan berdasarkan hasil evaluasi.

Dengan pendekatan berkelanjutan ini, HRD dapat memastikan bahwa OJT tidak hanya menjadi kegiatan sementara, melainkan bagian dari strategi jangka panjang pengembangan karyawan.

HRD sebagai Katalisator Pengembangan SDM

Peran HRD dalam mengatur program On The Job Training sangat menentukan keberhasilan pengembangan sumber daya manusia di perusahaan. Dengan proses yang terencana dan berkesinambungan, HRD mampu menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pembelajaran, produktivitas, dan loyalitas karyawan.

Program OJT yang dijalankan secara efektif juga dapat meningkatkan citra perusahaan sebagai tempat kerja yang peduli terhadap pengembangan karyawan. Pada akhirnya, ini akan membantu perusahaan mempertahankan talenta terbaik dan mencapai tujuan bisnis secara berkelanjutan.

Untuk HRD yang ingin terus memperbarui strategi pelatihan dan pengembangan, kunjungi Tips HRD untuk mendapatkan berbagai panduan, insight, dan inspirasi terbaru dalam dunia human resources.

Via HR Training