Cara Membuat Struktur Organisasi HRD
 |
| Cara Membuat Struktur Organisasi HRD |
Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel (+ Template Gratis Siap Pakai)
Struktur organisasi adalah kerangka penting yang menunjukkan bagaimana peran, tanggung jawab, serta alur komunikasi berjalan dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, setiap orang bisa memahami siapa atasan mereka, kepada siapa harus melapor, dan bagaimana koordinasi antar departemen dilakukan.
Banyak perusahaan menggunakan software khusus untuk membuat struktur organisasi, namun tidak semua bisnis memiliki akses atau anggaran untuk itu. Kabar baiknya, Microsoft Excel bisa menjadi solusi praktis dan fleksibel. Selain mudah digunakan, Excel juga umum tersedia di hampir semua komputer kantor.
Di artikel ini, kita akan membahas secara detail cara membuat struktur organisasi di Excel, contoh template siap pakai yang bisa diunduh, hingga tips agar struktur organisasi terlihat lebih profesional dan mudah dipahami.
Apa Itu Struktur Organisasi?
Struktur organisasi adalah diagram yang menampilkan hierarki jabatan, alur wewenang, dan hubungan antar posisi di dalam perusahaan. Bentuknya bisa bervariasi, mulai dari hierarki vertikal sederhana (CEO → Manajer → Staf) hingga struktur matriks yang lebih kompleks.
Mengapa penting? Karena struktur organisasi:
-
Membantu memperjelas alur komunikasi.
-
Mengurangi kebingungan dalam pembagian tugas.
-
Membuat perusahaan lebih terstruktur, efisien, dan terukur.
-
Memberi gambaran bagi karyawan baru tentang posisi dan tanggung jawab.
Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel
Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang bisa langsung kamu praktikkan:
1. Membuka Workbook Baru
-
Jalankan Microsoft Excel.
-
Pilih Blank Workbook untuk memulai lembar kerja kosong.
-
Beri nama sheet, misalnya “Struktur Organisasi”, agar lebih rapi.
2. Menyiapkan Tata Letak
-
Tentukan level jabatan yang ingin ditampilkan.
-
Sisakan ruang di bagian atas untuk posisi tertinggi (misalnya Direktur atau CEO).
-
Buat grid kasar: kolom untuk level jabatan, baris untuk jumlah posisi.
3. Menggunakan Shapes untuk Membuat Kotak Jabatan
-
Klik tab Insert → Shapes → Rectangle.
-
Buat kotak pertama di bagian atas sebagai posisi tertinggi (misalnya CEO).
-
Lanjutkan menambahkan kotak lain untuk Manajer, Supervisor, hingga Staf.
4. Menambahkan Nama dan Jabatan
-
Klik kanan pada kotak → pilih Edit Text.
-
Tulis jabatan, misalnya “CEO – Budi Santoso”.
-
Gunakan font yang jelas (Calibri atau Arial, ukuran 11–12).
5. Menghubungkan Kotak dengan Garis
-
Klik tab Insert → Shapes → Lines → Elbow Connector.
-
Hubungkan kotak CEO ke Manajer, lalu Manajer ke Supervisor, dan seterusnya.
-
Gunakan garis tebal untuk hubungan langsung, garis tipis untuk hubungan tidak langsung.
6. Mengatur Warna dan Hierarki
-
Pilih warna berbeda untuk tiap level, misalnya:
-
Direksi: biru tua
-
Manajer: hijau
-
Supervisor: oranye
-
Staf: abu-abu
-
-
Dengan begitu, pembaca bisa langsung mengenali level jabatan.
7. Menyimpan dan Mengekspor
-
Klik File → Save As.
-
Simpan dalam format .xlsx agar bisa diedit kembali.
-
Jika ingin dibagikan lebih luas, simpan juga sebagai PDF.
Download Template Struktur Organisasi Excel
Tidak semua orang punya waktu untuk mendesain dari nol. Untuk memudahkan, berikut beberapa ide template yang bisa kamu siapkan:
-
Template Perusahaan Kecil
-
Struktur sederhana: CEO → 2 Manajer → 4 Staf.
-
-
Template Perusahaan Menengah
-
Ada beberapa divisi (HR, Finance, Marketing, Operasional).
-
-
Template Startup
-
Fleksibel, cocok untuk tim kecil dengan struktur datar (flat organization).
-
Kamu bisa membuat file Excel ini lalu bagikan link download gratis di artikelmu. Memberi nilai tambah semacam ini membuat konten lebih bermanfaat dibanding sekadar tutorial.
Tips Membuat Struktur Organisasi yang Efektif
Agar struktur organisasi yang kamu buat mudah dipahami dan tidak membingungkan, perhatikan beberapa tips berikut:
1. Gunakan Bahasa Sederhana
Pastikan nama jabatan mudah dipahami semua karyawan. Hindari istilah teknis atau singkatan internal.
2. Konsistensi Desain
Gunakan ukuran font, warna, dan bentuk kotak yang seragam. Konsistensi visual membuat struktur lebih profesional.
3. Perjelas Hierarki Visual
Posisi atasan selalu di atas, bawahan di bawah. Gunakan garis penghubung lurus agar mudah ditelusuri.
4. Sertakan Detail Relevan
Selain jabatan, bisa tambahkan nama karyawan yang mengisi posisi tersebut. Ini membantu identifikasi lebih cepat.
5. Manfaatkan Warna dengan Bijak
Warna membantu membedakan divisi, tapi jangan berlebihan. Gunakan 3–4 warna utama saja.
6. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Tidak ada satu format baku yang cocok untuk semua. Startup mungkin butuh struktur flat, sementara perusahaan manufaktur cenderung hierarkis.
Kaitan Struktur Organisasi dengan HR Planning
Struktur organisasi bukan hanya soal tampilan, tapi juga bagian penting dari perencanaan tenaga kerja. Dengan struktur yang jelas, HR dapat menghitung kebutuhan karyawan di setiap departemen, mengidentifikasi kekurangan tenaga kerja, hingga menyusun jalur karier.
Di sinilah peran HR sangat vital. Perusahaan bisa menggunakan berbagai strategi perencanaan SDM agar tidak salah dalam menempatkan orang di posisi yang tepat. Jika kamu tertarik memperdalam topik ini, kamu bisa membaca lebih banyak di situs Tips HRD yang membahas praktik terbaik manajemen SDM secara komprehensif.
FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah Excel punya template struktur organisasi bawaan?
Tidak secara langsung. Excel lebih fleksibel dibanding PowerPoint atau Word. Tapi kamu bisa membuat sendiri dengan Shapes atau download template dari internet.
2. Apa kelebihan membuat struktur organisasi di Excel dibanding PowerPoint?
Excel lebih rapi untuk data tabel, bisa dikombinasikan dengan informasi tambahan (nomor kontak, departemen, email), serta mudah diekspor ke PDF.
3. Apakah bisa otomatis membuat struktur organisasi di Excel?
Tidak sepenuhnya otomatis, tapi dengan SmartArt di Microsoft Office, kamu bisa membuat diagram organisasi lebih cepat.
4. Apakah struktur organisasi perlu diperbarui?
Ya. Setiap kali ada pergantian posisi atau pembentukan divisi baru, struktur organisasi harus diperbarui agar tetap relevan.
