HRD dalam Pengaturan Jam Kerja Shift

 

HRD dalam Pengaturan Jam Kerja Shift

Peran HRD dalam Mengelola Shift Kerja yang Efektif dan Seimbang

Dalam dunia bisnis modern yang beroperasi 24 jam sehari, pengelolaan shift kerja menjadi salah satu tantangan terbesar bagi departemen Human Resources Development (HRD). Baik di sektor manufaktur, layanan kesehatan, maupun ritel, sistem kerja bergilir atau shift menjadi kebutuhan mutlak agar produktivitas tetap terjaga tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan. Di sinilah peran HRD menjadi krusial—bukan hanya untuk membuat jadwal, tetapi juga memastikan keseimbangan antara operasional perusahaan dan kebutuhan manusia di baliknya.

Apa Itu Shift Kerja dan Mengapa HRD Harus Memahaminya

Shift kerja adalah pembagian waktu kerja dalam beberapa periode yang berbeda untuk memastikan operasional perusahaan tetap berjalan sepanjang waktu. Setiap shift bisa diisi oleh karyawan berbeda, tergantung pada kebutuhan bisnis dan kapasitas tim yang tersedia.
Bagi HRD, memahami pola kerja ini bukan sekadar urusan administrasi, tetapi juga bagian dari strategi manajemen SDM yang berdampak langsung pada produktivitas, tingkat stres, dan motivasi kerja karyawan.

Pola shift kerja yang umum meliputi:

• Shift pagi, biasanya dimulai pukul 06.00–14.00.

• Shift siang, berkisar antara 14.00–22.00.

• Shift malam, berjalan dari 22.00 hingga 06.00.

• Shift bergiliran, di mana karyawan berpindah jadwal secara berkala.

• Shift fleksibel, memberi kebebasan bagi karyawan untuk menyesuaikan jam kerja sesuai kebijakan perusahaan.

Dengan pemahaman yang baik, HRD dapat menentukan sistem shift yang tidak hanya efisien bagi bisnis, tetapi juga manusiawi bagi karyawan.

Aturan Shift Kerja Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan

Dalam konteks hukum di Indonesia, shift kerja diatur secara tidak langsung melalui UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan PP No. 35 Tahun 2021.
Secara umum, batas maksimal jam kerja adalah:

• 7 jam per hari untuk 6 hari kerja, atau

• 8 jam per hari untuk 5 hari kerja.

Akumulasi jam kerja dalam satu minggu tidak boleh melebihi 40 jam. Jika melebihi, maka jam tambahan harus dihitung sebagai lembur dan disertai surat perintah kerja lembur resmi dari perusahaan.

Khusus untuk pekerja perempuan, terdapat pengaturan tambahan yang diatur dalam Pasal 76 UU No. 13 Tahun 2003.
Perempuan di bawah usia 18 tahun atau yang sedang hamil tidak diperbolehkan bekerja antara pukul 23.00 hingga 07.00.
Bagi pekerja perempuan yang bekerja pada jam tersebut, perusahaan wajib memberikan makanan bergizi, memastikan keselamatan kerja, menjaga kesusilaan, serta menyediakan transportasi antar-jemput antara pukul 23.00–05.00.

Kepatuhan HRD terhadap regulasi ini bukan hanya bentuk tanggung jawab hukum, tetapi juga wujud perlindungan terhadap kesejahteraan karyawan dan reputasi perusahaan.

Tantangan HRD dalam Menyusun Jadwal Shift

Mengatur jadwal shift bukanlah pekerjaan sederhana. HRD harus menyeimbangkan banyak faktor—dari kebutuhan operasional, preferensi karyawan, hingga aturan perundangan. Kesalahan kecil, seperti penjadwalan tidak adil atau kelelahan berlebih pada shift malam, bisa berdampak besar pada tingkat kehadiran, kinerja, bahkan turnover karyawan.

Beberapa tantangan umum yang dihadapi HRD antara lain:

• Keterbatasan tenaga kerja saat periode sibuk.

• Ketidakhadiran mendadak yang mengganggu rotasi shift.

• Karyawan merasa tidak adil terhadap pembagian jadwal.

• Kelelahan fisik dan emosional akibat rotasi shift yang terlalu cepat.

Untuk itu, dibutuhkan sistem dan strategi yang matang agar penjadwalan shift menjadi transparan, efisien, dan berdampak positif bagi produktivitas.

Strategi Efektif HRD dalam Mengelola Shift Kerja

Berikut beberapa langkah praktis yang dapat diterapkan HRD untuk mengatur jadwal shift kerja secara efisien:

1. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Langkah awal adalah memahami kebutuhan operasional perusahaan. HRD perlu menganalisis jam sibuk, beban kerja, serta jumlah tenaga yang diperlukan untuk setiap waktu operasional. Dengan begitu, penjadwalan shift tidak asal bagi rata, tetapi berbasis data produktivitas dan permintaan pelanggan.

2. Pertimbangkan Preferensi Karyawan

Libatkan karyawan dalam proses penjadwalan. Memahami preferensi mereka—misalnya karyawan yang lebih nyaman di shift pagi atau yang memiliki tanggung jawab keluarga di malam hari—akan meningkatkan rasa memiliki dan loyalitas terhadap perusahaan. Pendekatan ini juga mengurangi potensi konflik internal antaranggota tim.

3. Gunakan Software Penjadwalan Shift

Di era digital, HRD tidak perlu lagi mengatur jadwal manual menggunakan spreadsheet. Aplikasi seperti HRIS (Human Resource Information System) membantu otomatisasi jadwal, pelacakan absensi, serta monitoring waktu kerja karyawan secara real-time.
Software ini memungkinkan HRD membuat rotasi shift yang adil, cepat, dan akurat—menghemat waktu administrasi sekaligus meminimalkan kesalahan input.

4. Jaga Keseimbangan Kerja dan Kehidupan

Salah satu faktor penting dalam menjaga produktivitas jangka panjang adalah keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. HRD harus memastikan setiap karyawan memiliki waktu istirahat yang cukup dan tidak dijadwalkan terlalu sering dalam shift malam berturut-turut. Kebijakan ini membantu menurunkan risiko burnout dan meningkatkan kepuasan kerja.

5. Evaluasi dan Perbaiki Jadwal Secara Berkala

Tidak ada sistem shift yang sempurna sejak awal. HRD perlu melakukan evaluasi rutin untuk meninjau efektivitas jadwal yang sudah diterapkan. Dengarkan umpan balik dari karyawan, analisis tingkat kehadiran, dan pantau performa operasional untuk menemukan pola terbaik bagi perusahaan.

Peran HRD dalam Meningkatkan Produktivitas Melalui Shift Kerja

Shift kerja yang efektif tidak hanya soal efisiensi waktu, tetapi juga bagian dari strategi motivasi dan kesejahteraan karyawan. Ketika HRD mampu mengelola jadwal dengan adil dan transparan, hal itu akan meningkatkan rasa kepercayaan dan keterlibatan karyawan terhadap perusahaan.

Karyawan yang merasa diperhatikan jadwal dan kesehatannya akan menunjukkan tingkat loyalitas yang lebih tinggi. Sebaliknya, pengaturan shift yang tidak terencana dapat menyebabkan penurunan produktivitas, tingginya angka absen, bahkan konflik antarpekerja.

Oleh karena itu, HRD perlu menempatkan pengelolaan shift sebagai bagian integral dari strategi manajemen SDM, bukan sekadar tugas administratif. Kombinasi antara kebijakan yang adil, teknologi yang tepat, dan komunikasi terbuka menjadi kunci utama dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan produktif.

Pemanfaatan Teknologi HR dalam Pengaturan Shift

Transformasi digital di bidang HR membuka peluang besar untuk mengelola shift kerja dengan lebih efisien. Berbagai software HR modern kini menawarkan fitur seperti penjadwalan otomatis, pelacakan waktu berbasis GPS, integrasi dengan payroll, hingga laporan kehadiran yang real-time.
Dengan sistem seperti ini, HRD bisa fokus pada aspek strategis seperti pengembangan karyawan dan analisis performa, bukan sekadar urusan teknis jadwal.

Salah satu sumber referensi menarik yang bisa kamu baca seputar pengelolaan shift kerja dan strategi HR modern ada di Tips HRD. Melalui situs tersebut, HR dapat menemukan panduan, insight, dan strategi praktis untuk mengoptimalkan manajemen tenaga kerja di era digital.

---

Artikel ini menyoroti pentingnya peran HRD dalam memastikan sistem shift kerja berjalan efektif tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan. Dengan pemahaman hukum, strategi manajemen yang bijak, serta dukungan teknologi, HRD dapat menciptakan sistem kerja yang tidak hanya produktif tetapi juga manusiawi — sebuah keseimbangan yang menjadi fondasi keberhasilan perusahaan berkelanjutan.