HRD dalam Mengelola Tenaga Kerja Asing

Peran HRD dalam Pengelolaan Tenaga Kerja Asing (TKA) dan Kepatuhan Regulasi di Indonesia

Dalam era globalisasi dan mobilitas tenaga kerja lintas negara yang semakin tinggi, peran Human Resource Department (HRD) dalam mengelola Tenaga Kerja Asing (TKA) menjadi semakin strategis dan kompleks. HRD tidak hanya bertanggung jawab untuk memastikan proses perekrutan dan administrasi berjalan lancar, tetapi juga berperan penting dalam memastikan kepatuhan terhadap seluruh regulasi pemerintah, menciptakan lingkungan kerja yang inklusif, dan mendorong transfer keahlian kepada tenaga kerja lokal.

Mengelola TKA membutuhkan keseimbangan antara kebutuhan bisnis dan kepatuhan hukum. HRD harus memahami bahwa setiap aspek — mulai dari perencanaan kebutuhan, pengurusan izin, hingga pelaporan bulanan — memiliki implikasi hukum dan reputasi yang besar bagi perusahaan.

Kepatuhan Regulasi dan Administrasi Perizinan

Langkah pertama yang harus dilakukan HRD adalah memastikan bahwa seluruh proses penggunaan TKA mengikuti regulasi yang berlaku di Indonesia. Berdasarkan PP Nomor 34 Tahun 2021 dan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, setiap perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA wajib memiliki Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) yang disetujui oleh Kementerian Ketenagakerjaan.

Setelah RPTKA disahkan, HRD perlu mengurus Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing (IMTA), Visa Tinggal Terbatas (VITAS), dan Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS). Dokumen-dokumen ini menjadi dasar hukum bagi TKA untuk bekerja secara sah di Indonesia.

HRD juga wajib melaksanakan wajib lapor penggunaan TKA setiap bulan ke instansi berwenang, seperti Kementerian Ketenagakerjaan, Polda, dan Polres setempat, guna memastikan transparansi dan pemantauan keberadaan TKA.

Selain itu, perusahaan harus menanggung Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing (DKP-TKA) yang dibayarkan kepada pemerintah melalui bank pemerintah yang ditunjuk. Dana ini digunakan sebagai kontribusi TKA terhadap pembangunan dan pelatihan tenaga kerja lokal.

Jabatan yang Dilarang Diduduki oleh TKA

Salah satu kewajiban HRD yang sering diabaikan adalah memahami batasan jabatan yang tidak boleh diisi oleh TKA. Berdasarkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 349 Tahun 2019, terdapat sejumlah posisi yang dilindungi dan hanya boleh diisi oleh tenaga kerja Indonesia.

Berikut beberapa contoh jabatan yang dilarang diduduki oleh TKA:

Bidang Pekerjaan	Jabatan yang Dilarang	Alasan
Sumber Daya Manusia	HR Manager, HRD Supervisor, Recruitment Specialist	Posisi strategis yang berhubungan langsung dengan kebijakan SDM dan hubungan industrial.
Hukum dan Kepatuhan	Legal Counsel, Compliance Officer	Memerlukan pemahaman mendalam tentang hukum nasional dan konteks sosial budaya Indonesia.
K3 dan Keselamatan	Safety Officer, K3 Supervisor	Harus memiliki sertifikasi nasional dan pemahaman regulasi lokal.
Pemerintahan & Hubungan Publik	Government Liaison, Public Relations Officer	Terkait komunikasi dengan lembaga negara dan masyarakat lokal.

Dengan memahami batasan jabatan tersebut, HRD dapat mencegah pelanggaran hukum yang berpotensi menyebabkan pencabutan izin RPTKA atau sanksi administratif.

Untuk panduan lebih lengkap tentang pembatasan jabatan dan perizinan TKA, HRD dapat mengunjungi situs Tips HRD yang secara rutin membahas pembaruan regulasi ketenagakerjaan dan praktik terbaik pengelolaan SDM.

Tahapan Pengelolaan TKA oleh HRD

Peran HRD dalam mengelola TKA mencakup beberapa tahap utama yang saling terintegrasi.

1. Pra-Rekrutmen

Pada tahap ini, HRD melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja untuk menentukan posisi yang benar-benar membutuhkan keahlian asing. Selain itu, HRD memastikan tidak ada tenaga kerja lokal yang mampu mengisi posisi tersebut sesuai prinsip “tenaga kerja asing digunakan hanya untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu”.

HRD juga wajib memahami regulasi imigrasi dan ketenagakerjaan agar setiap dokumen pengajuan RPTKA dan IMTA dapat disusun dengan benar dan tidak ditolak oleh pemerintah.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Proses rekrutmen TKA dilakukan dengan mempertimbangkan kompetensi teknis, pengalaman, dan kualifikasi profesional. HRD perlu memastikan calon TKA memahami kontrak kerja, hak dan kewajibannya, termasuk ketentuan mengenai Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang menjadi satu-satunya dasar hukum bagi TKA di Indonesia.

3. Adaptasi Budaya dan Pengembangan

HRD memiliki tanggung jawab untuk membantu TKA beradaptasi dengan budaya kerja lokal. Ini bisa dilakukan dengan memberikan pelatihan lintas budaya atau menunjuk mentor lokal untuk mendampingi proses integrasi.

Selain itu, HRD perlu memastikan terjadinya transfer pengetahuan dan teknologi dari TKA kepada tenaga kerja lokal, sebagai bagian dari tujuan strategis penggunaan tenaga kerja asing. Program ini tidak hanya meningkatkan kompetensi SDM lokal, tetapi juga memperkuat reputasi perusahaan di mata pemerintah.

4. Administrasi dan Kompensasi

Pengelolaan kompensasi TKA perlu memperhatikan struktur gaji, tunjangan, asuransi kesehatan, dan jaminan sosial. HRD harus mendaftarkan TKA pada BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, serta memastikan kepatuhan terhadap kewajiban pajak penghasilan sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-43/PJ/2011.

Dengan administrasi yang tertib, HRD dapat menghindari potensi sanksi akibat pelanggaran administratif dan menjaga hubungan profesional antara TKA dan perusahaan.

5. Pengakhiran dan Relokasi

Ketika kontrak kerja berakhir, HRD wajib memastikan seluruh hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi, termasuk pembayaran pesangon (jika diatur dalam kontrak) serta proses relokasi ke negara asal TKA. Dokumentasi pengakhiran kerja juga harus dilaporkan kepada instansi terkait agar tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.

Penguatan Budaya Inklusif dan Komunikasi Efektif

Mengelola TKA tidak hanya soal izin dan administrasi, tetapi juga tentang pembangunan hubungan antarbudaya yang sehat di tempat kerja. HRD berperan sebagai penjembatan komunikasi antara TKA, manajemen, dan karyawan lokal agar tercipta sinergi yang produktif.

HRD dapat mengadakan program seperti:

Cross-cultural team building untuk meningkatkan pemahaman lintas budaya.
Pelatihan komunikasi efektif bagi tim lintas negara.
Kegiatan sosial bersama yang memperkuat kebersamaan di luar konteks pekerjaan.

Pendekatan ini membantu mengurangi potensi konflik akibat perbedaan budaya atau bahasa, sekaligus menumbuhkan rasa saling menghormati dan kolaborasi.

Studi Kasus Praktik Baik HRD dalam Mengelola TKA

Salah satu contoh praktik baik datang dari perusahaan manufaktur di Jakarta yang mempekerjakan insinyur asal Jepang. HRD perusahaan tersebut menerapkan program pendampingan budaya selama tiga bulan pertama, di mana setiap TKA didampingi oleh staf lokal untuk membantu adaptasi bahasa, lingkungan, dan kebiasaan kerja.

Hasilnya, tingkat kepuasan kerja meningkat signifikan dan tidak terjadi konflik antarbudaya. Program ini juga mempercepat proses transfer teknologi dari TKA kepada karyawan lokal, yang menjadi salah satu indikator keberhasilan integrasi SDM global.

Dengan peran strategis HRD yang mencakup aspek hukum, administratif, dan sosial-budaya, pengelolaan tenaga kerja asing dapat menjadi sarana memperkuat daya saing perusahaan tanpa melanggar ketentuan pemerintah. Bagi HR profesional yang ingin memperdalam wawasan tentang manajemen TKA dan strategi kepatuhan ketenagakerjaan, panduan dan artikel terkait dapat diakses di Tips HRD.

Via Ketenagakerjaan HR