HRD dalam Mengatur Jam Kerja Fleksibel

Strategi HRD Menyusun Jadwal Kerja Fleksibel untuk Karyawan Hybrid

Model kerja hybrid semakin populer di berbagai perusahaan, terutama sejak pandemi mendorong transformasi besar dalam cara orang bekerja. HRD kini memiliki tantangan baru: bagaimana menyusun jadwal kerja yang fleksibel namun tetap efektif, adil, dan mampu menjaga produktivitas karyawan. Fleksibilitas kerja memang menjadi daya tarik utama bagi talenta, tetapi tanpa perencanaan yang matang, fleksibilitas justru dapat menimbulkan masalah koordinasi maupun penurunan kinerja.

Artikel ini akan membahas strategi lengkap yang dapat digunakan HRD untuk menyusun jadwal kerja fleksibel pada model kerja hybrid, dilengkapi dengan praktik terbaik, studi kasus nyata, dan rekomendasi teknologi pendukung.

Memahami Kebutuhan Karyawan dan Tujuan Bisnis

Langkah pertama yang tidak boleh dilewatkan adalah memahami kebutuhan karyawan sekaligus tujuan bisnis perusahaan. HRD perlu melakukan survei atau diskusi terbuka dengan karyawan untuk mengetahui preferensi mereka: jam kerja ideal, hari-hari kerja di kantor, hingga kebutuhan personal yang relevan.

Di sisi lain, perusahaan tentu memiliki tujuan operasional yang harus tercapai. HRD perlu menyeimbangkan dua aspek ini dengan cermat. Misalnya, untuk divisi sales, mungkin diperlukan lebih banyak waktu di kantor demi kolaborasi intensif, sementara divisi IT development bisa bekerja lebih banyak secara remote.

Penyusunan jadwal kerja fleksibel yang ideal adalah ketika preferensi karyawan bisa dipenuhi tanpa mengganggu target bisnis.

Merancang Opsi Jadwal Kerja Fleksibel

Setelah pemetaan kebutuhan dilakukan, HRD dapat merancang beberapa model jadwal fleksibel. Beberapa opsi populer yang bisa diterapkan antara lain:

Core Hours: menetapkan jam kerja inti (misalnya pukul 10.00 – 15.00) di mana semua karyawan wajib online atau hadir di kantor. Di luar jam inti, karyawan bebas mengatur jam kerja mereka.
Compressed Work Week: memberi pilihan bekerja 4 hari dengan jam lebih panjang setiap harinya, sehingga karyawan memiliki libur tambahan.
Flextime: karyawan bebas memilih jam mulai dan selesai bekerja asalkan memenuhi total jam kerja mingguan.
Split Shift: membagi jam kerja menjadi dua periode terpisah dalam sehari dengan jeda istirahat panjang di antaranya.

Model ini tidak harus seragam untuk semua divisi. Justru, kombinasi beberapa opsi bisa membuat sistem lebih adaptif.

Studi Kasus Penerapan Jadwal Fleksibel

Sebuah perusahaan teknologi di Jakarta dengan lebih dari 300 karyawan mulai menerapkan compressed work week sejak 2023. Kebijakan ini memungkinkan karyawan bekerja 4 hari dengan jam kerja lebih panjang. Hasil evaluasi internal mereka menunjukkan:

72% karyawan merasa lebih produktif karena memiliki waktu ekstra untuk keluarga.
Turnover karyawan menurun 15% dalam setahun setelah kebijakan diterapkan.
Kolaborasi tim meningkat, karena karyawan lebih fokus menyelesaikan pekerjaan sebelum libur panjang.

Hasil ini sejalan dengan survei McKinsey (2022) yang menemukan bahwa 87% karyawan yang ditawarkan fleksibilitas kerja memilih memanfaatkannya, dan mayoritas melaporkan peningkatan kepuasan kerja.

Contoh ini memperlihatkan bahwa jadwal fleksibel bukan hanya soal kenyamanan, tetapi juga strategi retensi dan motivasi karyawan.

Memanfaatkan Teknologi untuk Mengelola Jadwal Kerja

Fleksibilitas kerja hanya bisa berjalan efektif jika didukung oleh teknologi. Beberapa tools yang bisa digunakan HRD antara lain:

Aplikasi Kalender: Google Calendar atau Microsoft Outlook untuk menjadwalkan pertemuan dan berbagi agenda.
Aplikasi Komunikasi: Slack atau Microsoft Teams untuk komunikasi real-time.
Aplikasi Manajemen Proyek: Asana atau Trello untuk mengatur tugas dan progres.
Aplikasi Absensi Online: agar kehadiran karyawan tetap terukur meskipun bekerja dari lokasi berbeda.

Integrasi aplikasi absensi dengan sistem payroll juga dapat mempermudah perhitungan gaji sesuai jam kerja yang tercatat.

Memastikan Komunikasi dan Kolaborasi yang Efektif

Salah satu tantangan terbesar dari jadwal kerja fleksibel adalah koordinasi antar karyawan. Untuk mengatasinya, HRD dapat menerapkan strategi berikut:

Menetapkan aturan komunikasi: misalnya, gunakan email untuk komunikasi formal, sedangkan Slack untuk obrolan cepat.
Pertemuan rutin: agendakan meeting mingguan, baik tatap muka maupun virtual, untuk memastikan tim tetap sinkron.
Kolaborasi online: gunakan Google Docs atau platform serupa agar dokumen bisa diedit bersama secara real-time.
Pelatihan komunikasi: tingkatkan kemampuan karyawan dalam berkomunikasi efektif, terutama saat remote.

Komunikasi yang jelas membantu mencegah miskomunikasi dan memperkuat budaya kerja tim.

Tips HRD: Evaluasi dan Penyesuaian Jadwal Secara Berkala

Salah satu prinsip penting dari helpful content adalah menunjukkan bahwa praktik yang dibagikan dapat diterapkan secara nyata. Untuk itu, HRD perlu melakukan evaluasi rutin terhadap jadwal kerja fleksibel. Caranya bisa melalui survei kepuasan karyawan, wawancara, maupun analisis kinerja tim.

Hasil evaluasi ini digunakan untuk memperbarui kebijakan, misalnya menambah opsi flextime atau menyesuaikan aturan core hours. Melibatkan karyawan dalam proses evaluasi juga meningkatkan rasa kepemilikan mereka terhadap sistem kerja.

Untuk panduan lengkap mengenai strategi pengelolaan karyawan, Anda bisa membaca artikel-artikel di Tips HRD yang secara khusus membahas berbagai topik HR, mulai dari rekrutmen, pelatihan, hingga retensi talenta.

Praktik Terbaik dari HRD Berpengalaman

Beberapa HRD dengan pengalaman panjang menyarankan kombinasi antara fleksibilitas dan struktur. Fleksibilitas memberi ruang untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi dan pekerjaan, sementara struktur memastikan karyawan tetap memiliki batasan yang jelas.

Misalnya, perusahaan ritel besar di Indonesia menerapkan sistem hybrid dengan core hours, di mana karyawan wajib hadir di kantor pada hari Selasa dan Kamis untuk kolaborasi, sementara hari lainnya lebih fleksibel. Hasilnya, mereka tetap menjaga koordinasi tanpa kehilangan fleksibilitas.

Praktik ini menunjukkan bahwa HRD yang berpengalaman mampu merancang kebijakan kerja fleksibel yang tidak hanya populer di kalangan karyawan, tetapi juga efektif dari sisi bisnis.

Via Absensi HRD